Vuosikellosta voimaa, tekemiseen tehokkuutta
Miksi erilaiset aikataulutukset ovat niin hyödyllisiä. Miksi Marko Kesti eräässä LinkedIn postauksessaan pystyi tutkimukseen perustuen kertomaan, että että vuosikello lisää tulosta keskimäärin noin 440 € / työntekijä / vuosi? Tuon tuloksen nousemisen taustalla on monta tekijää, joita pyrin seuraavassa avaamaan. Kerron samalla myös yhden esimerkin siitä, miten minä käytän vuosikelloa apunani. Ja mitä hyötyä se minulle tuottaa. Jos sinusta tuntuu, että haluasit saavuttaa enemmän ja päästä vähemmällä, tämä teksti on juuri sinulle.
Me olemme ihmisinä erilaisia, mutta samalla meillä on muutamia hyvin vahvoja ja kaikille yhteisiä, usein hyvinkin piilossa olevia tarpeita. Vuosikello auttaa siinä, että noiden tarpeiden täyttämättä jääminen ei aiheuta meille stressiä. Stressi, kuormittumisen tunne ja kiireen kokemus ovat suurimmat syyt siihen, että organisaation tuloksellisuus ja kehittyminen kärsivät. On sanottu että ”ei työ tapa, vaan työtapa”. Minä käytän vuosikelloa monessakin kohdin. Yksi niistä on SoMen käyttö. Olen aktiivinen SoMessa niin, että vuoden aikana tulee yli 800 erilaista postausta, yli 40 artikkelia. Minun SoMe aktiivisuuteni tapahtuu neljällä eri alustalla, Facebook, LinkedIn, Twitter ja Instagram. Jokaisen käyttöön on oma syynsä ja niillä on erilaiset kohdeyleisöt. Aikaa SoMeen saa menemään rajattomasti. Minun SoMessa näkyvillä oloon käyttämäni aika on noin puoli tuntia päivässä. Siis vähän enemmän kuin yksi kahvitauko. Se on mahdollista kahdella työkalulla. Vuosikellolla ja ajastusohjelmalla.
Vuosikello helpottaa minua etukäteen suunnittelemaan mitä milloinkin jaan. En tarvitse aikaa pohtimiseen, kun puite on kerran vuosikellon kautta määritelty. Jakamisen alusta tarkoittaa, että keskittymällä pariksi tunniksi saan koko viikon viestinnän kuntoon. Tuo ratkaisu tarkoittaa minun aivoilleni montaa asiaa; 1. keskittyminen tekemään kerralla kuntoon on paljon tehokkaampaa kuin aloittaa ja keskeyttää ja aloittaa uudestaan ja keskeyttää ja … Jatkuva edestakaisin pomppiminen itsessään jo vähintään tuplaisi vaaditun ajan. Kun viikko on kunnossa (tai kuukausi), niin silloin minulla ei ole sitä tuskaa, että ”pitäisi ehtiä tehdä jotain”. Olen siis vapaa stressistä. En lähde tässä nyt työstämään SoMe’n merkitystä. Totean vain, että vielä en ole löytänyt liiketoimintaa, jossa siitä ei olisi ollut hyötyä. Mutta, takaisin noihin perustarpeisiin, joihin vuosikello auttaa ja joiden takia se parantaa tuottavuutta.
Vuosikello antaa siis puitteen ja tiedon siitä, mikä milloinkin on olennaista. Työelämässä menestymisen kannalta on tunnistettu 9 erilaista persoonallisuuspiirrettä. Vuosikello auttaa näihin liittyen ainakin seuraavia tyyppejä; A) sekä alhainen että korkea päätöksentekokyky, B) sekä alhainen että korkea vaikuttavuushalu, C) alhainen mukautuvuus, D) korkea empaattisuus, ja E) alhainen ja korkea tunnollisuus. Kaikille noille vuosikello vähentää stressiä ja erityisesti valintojen välillä pörräämisen vaatimaa aikaa. Tieto siitä, että asiat ovat meidän kontrollissamme on laajemminkin kaikille eduksi, sillä tunne siitä että meillä on asiat hallinnassa ja että me voimme vaikuttaa ovat kriittisiä osia yhteisöön kuuluvuuden tunteessa. Ja tuo yhteisöön kuuluminen on aivan ratkaiseva tekijä hyvinvointimme kannalta. Vuosikello voi kuitenkin myös pelottaa osaa meistä.
Vuosikellon pelottavuus on onneksi vain yksittäinen vaihe. Se liittyy kellon luomiseen ja koskee vain osaa meistä. Kun vuosikello on hahmotettu, sen toteuttaminen ei enää ole pelottavaa. Vuosikellon luomisessa kannattaa aina tehdä töitä ainakin muutaman ihmisen kanssa. Näin tulee varmistettua, että se on riittävän kattava. Vuosikello on puite, ei detaljoitu tarkka ohjekirja. Puite antaa turvaa ja auttaa etenemään, riittävä avoimuus antaa tilaa ajankohtaisten asioiden huomioimiselle. Vuosikello tukee jokaista asioiden hoitamisessa ajallaan ja se ylläpitää tekemisen rytmiä niin, että toiminnasta tulee tapa. Oikean tason rutiinien muodostaminen tarkoittaa tehokkuutta, antaa aikaa tuottavalle työlle ja parantaa hyvinvointia.
Moni miettii, että ei meillä tarvita vuosikelloa. Kun olen satojen yrittäjien kanssa keskustellut, niin aina heiltä löytyy jonkinlainen muistin varassa oleva vuosikello. Yksi osa tuota vuosikellon olemassa oloa on, että kriittiset asiat tulevat varmistettua ajoissa. Olen varmasti satoja kertoja kuullut / kohdannut tilanteita, joissa kuulen ”nyt on vähän kiire, kun on jäänyt hoitamatta…”. Jokainen kiiretilanne joka koskee omaa toimintaa, on aina stressin paikka ja tuottavuutta syövä tekijä. Se vie myös aina aikaa siltä olennaisimmalta asiakkaan / työkaverin asian eteenpäin viemiseltä.
Kyse on siis meidän oman ajattelun ja tunnetilan johtamisesta. Vuosikello on työkalu, ei itse tarkoitus. Oikein luotuna ja käytettynä, siitä saadaan organisaatiolle voimavara. Ihmisten epävarmuuksia saadaan vähennettyä. Tekemisen suunta saadaan kirkkaammaksi. Ja asiakaspalvelu saadaan ennakoivaksi, niin että asiakastyytyväisyys paranee. Halusitpa sitten saada enemmän vapaa-aikaa itsellesi, parantaa organisaatiosi tuottavuutta ja hyvinvointia tai saada enemmän aikaa tuottavalle työlle, vuosikellon käyttö auttaa näihin kaikkiin.
Vuosikellon luominen on se lähtökohta. Laadukkaan ja juuri sinulle toimivan vuosikellon luominen onnistuu parhaiten, kun rakennetaan puite huomioiden sinun persoonasi vahvuudet. Ulkopuolisen asiantuntijan kanssa saat parhaan tuloksen. Ei niin, että se ulkopuolinen tekee sinulle tuon vuosikellon! Vaan niin, että se ulkopuolinen auttaa sinua tunnistamaan miten kello juuri sinun tapauksessasi kannattaa rakentaa. Yhdelle toimii kuva seinällä, toinen tarvitsee kalenterimuistuksen, joku muu ihan jotain muuta.
Kun sinä haluat parantaa hyvinvointiasi, tuottavuuttasi ja tuloksellisuuttasi, ota yhteyttä. Tehdään sinulle sellaiset työkalut, jotka oikeasti auttavat sinua. Tiesitkö muuten, että tähän voit saada apua ELY-konsultoinnin kautta? Laita viesti, niin kerron lisää!
Menestyksen tekijä, tunneälyn asiantuntija, Kari I. Mattila
Kommenttien kirjoittaminen edellyttää että olet kirjautunut.