Tehokkuuden nostamiseen kaikkein vaikuttavin ratkaisu on hyvin yksinkertainen. Seuraavassa 3 merkittävintä tehokkuuden parantamisen polkua. Ihan ensimmäinen on yrityksen ilmapiiri, millä fiiliksellä ihmiset tekevät töitä. Kun investoidaan siihen, miten ihmiset keskustelevat ja ovat vuorovaikutuksessa, voidaan saada yhdelle sijoitetulle eurolle 12 kertainen tuotto (Lähde Ossi Aura ja Guy Ahonen). Toiseksi tärkein ja paras tehokkuuden parantamisen malli on pullonkaulamalli. ToivoOy kohdalla kyse oli pullonkaulatilanteesa jossa samalla vaikutettiin myös ilmapiiriin. Vasta kolmanneksi vaikuttavin malli on teknologinen tehostaminen. Teknologinen tehostaminen on aina merkittävä loikka, jossa investoinnin kuoletusaika lähes aina lasketaan vuosissa.
Ilmapiirin pysyvä muutos, siis aito uuden kulttuurin kehittyminen vaatii oman aikansa. Perinteisillä menetelmillä (joita esim. Alahuhta ja Siilasmaa ovat kirjoissaan kuvanneet) puhutaan muutamasta vuodesta. Hyödyntämällä tuoreinta tietoa aivotutkimuksesta ja aikuisen oppimisesta on mahdollista sama tulos jopa 6 kuukaudessa! Tehokkuuden parantuminen alkaa jo aikaisemmin. Muutoksen matkalla ihmisten käyttäytymiseen tulee tavoiteltuja piirteitä jotka tuottavat taloudellista hyötyä! ToivoOy:ssä tämä tapahtui noin 2 kuukauden kohdalla, kun henkilöstö oikeasti alkoi uskoa kahteen asiaan; heitä kuunnellaan ja heidän ajatuksensa otetaan vakavissaan. Tieteeseen perustuva BfEAL(r) menetelmä on toistuvasti osoittanut, että muutos saadaan vietyä vaikuttavasti läpi noin puolessa vuodessa. Tämä tehokkuuden lisäämisen ratkaisu on siitä kiehtova, että tähän ei käytännössä liity lainkaan riskejä!
Pullonkaulamallissakin investoinnin takaisinmaksuaika on lähes aina alle vuosi. ToivoOy:ssä asiakkaan johdon oletusarvo oli, että virtaviivaistamalla prosesseja, mahdollisesti vähentämällä henkilöstöä, saavutetaan tuloksia. Etukäteen oli laskettu jo, minkä verran on realistista saada tehostettua. Tehtaan hukka-aika oli se tunnistettu asia ja siitä haluttiin päästä merkittävältä osalta eroon. Siitä päästiinkin. Ratkaisu ei ollut prosessien virtaviivaistamisessa eikä sitä tuottanut henkilöstön määrän vähentäminen. Ratkaisu löytyi kun tekemistä seurattiin arjessa. Koko tehtaan tuotanto kulki kontrollipisteen kautta. Kun kontrollispisteessä tapahtui jokin häiriö, jouduttiin koko sitä edeltävä osa tuotantoa pysäyttämään. Tällöin aina muodostui sekä sekundaa että tyhjää käyntiaikaa. Kontrollispisteen toisenlainen miehitysmalli (lisää henkilöitä) varmisti, että häiriöitä ei tule, jolloin tehdas kokonaisuutena toimi ilman keskeytyksiä. Pullonkaulamalli on alhaisen riskin tehostamistoimenpide!
Teknologinen uusiutuminen on oma merkittävä tehostamisen ratkaisu. Siinä suurimmat haasteet ovat A) oikean uuden teknologisen ratkaisun valinta B) liiketoiminnan tulevaisuuden ennustamisen vaikeus 5 – 20 vuoden aikaikkunalla ja C) uudistamisen rahoitus. C on helpoin B ja A vaativat aina tiettyä riskin sietoa ja tulevaisuusanalyysejä. Teknologinen uudistuminen vaatii vahvaa skenaariotyöskentelyä ja erityisesti (kuten Siilasmaa kuvaa) vahvaa paranoidista huonojen vaihtoehtojen analysointia. Silti tehdään aina riskipitoinen investointi.
Kun pohditaan erilaisia tehostamisen polkuja, niin on hyvä tunnistaa ja tunnustaa, että usein teknologinen tehostaminen voi olla eräällä tavalla turha. Kun ilmapiiriin ja henkilöstön osallistamiseen panostetaan, niin sieltä saattaa löytyä innovaatioita, jotka ovat alhaisen riskin malleja tuottaen samalla suuren hyödyn. ToivoOy:ssä henkilöstön oli tunnistanut ongelman, mutta kun sitä johto ei joskus ollut kuunnellut, niin ongelmasta oli tullut hyväksyttävä osa arkea. Eräässä toisessa organisaatiossa henkilöstö oli myös tunnistanut ongelman. Siihen oli ehdotettu ratkaisua, mutta investoitia pidettiin siinä organisaatiossa liian kalliina. Vasta kun ulkopuolinen tuli ja kävi henkilöstön kanssa tilanteen lävitse, muutti ongelman ja ratkaisun johdon arjen kielen muotoon, saatiin asia vietyä eteenpäin. Yhdellä päivän työpajalla + investoinnilla saatiin seuraavan 12 kuukauden aikana jokaista kulutettua euroa kohti 10 takaisin. Kuoletusaika siis noin 5 viikkoa.
Kun sinä haluat tehostaa organisaatiosi tuottavuutta, tärkein tehtävä on siivota mielestä kaikki aikaisemmat ajatukset ja uskomukset. Sitten ota käyttöön menetelmät, joilla saat oikeasti henkilöstön kehittämään toimintaanne. Yksi malli on BfEAL® pohjainen sisäisen kehittäjän prosessi, joka tuottaa nopeasti tiedon kehittämisidean arvosta ja ratkaisuista. Prosessi, joka osallistaa henkilöstöä ja tuo henkilöstön koko tietopotentiaalin käyttöön. Sisäisen kehittäjän prosessi on testattu kymmenissä organisaatioissa ja jokaisessa on löytynyt merkittäviä, nopeita tuloksia tuottavia ratkaisuja.
Tee vuodesta 2021 teidän paras, lähde kehittämään tehokkuutta tehokkaasti ja vaikuttavasti. Ota yhteyttä, kerron mielelläni tarkemmin miten minä voin auttaa sinua.
Kumppanisi silloin, kun haluat kehittyä ja menestyä paremmin, Kari I. Mattila, tunneälyn asiantuntija